Digitales Serviceheft einrichten: Anleitung in 7 Schritten

Wer von Karteikarten und Excel-Listen auf ein digitales Serviceheft wechselt, hat zwei Fragen im Kopf: «Wie lange dauert das Setup?» und «Was muss ich vorbereiten, damit ich nach einer Stunde produktiv bin?» Diese Anleitung führt durch die sieben Schritte, mit denen eine Schweizer Garage von null auf einsatzbereit kommt — auf Basis von schraub.ch, aber strukturell auf jede Werkstatt-Software übertragbar.

Realistische Gesamtdauer: 30 bis 45 Minuten. Wer parallel Kunden- und Fahrzeugdaten aus einer Excel-Liste nachträgt, plant 90 Minuten ein.

Schritt 1: Konto erstellen und Garage anlegen (5 Minuten)

Beim ersten Aufruf von app.schraub.ch/register werden vier Felder abgefragt: E-Mail, Passwort, Garage-Name, Sprache. Die E-Mail-Adresse ist auch die Login-Identität — eine zentrale Werkstatt-E-Mail (z.B. info@garage-xyz.ch) ist sinnvoller als die persönliche Adresse des Inhabers.

Nach der Bestätigung landest du im leeren Dashboard. Die nächste Aktion ist die Garage-Profil-Vervollständigung: Adresse, Logo, IBAN, MWST-Standard-Satz. Diese Daten erscheinen automatisch auf jeder QR-Rechnung.

Wichtig: Die IBAN-Eingabe wird in zwei Felder aufgeteilt — normale IBAN (CHxx 00xxx…) und optional QR-IBAN (CHxx 3xxxx…). Die QR-IBAN brauchst du nur, wenn du strukturierte QR-Referenzen verwendest. Ohne QR-IBAN funktioniert die Privatrechnung mit NON-Referenz problemlos.

Schritt 2: Erstes Fahrzeug anlegen (3 Minuten pro Fahrzeug)

Das Fahrzeug ist der zentrale Datensatz im Serviceheft. schraub.ch unterstützt zwei Erfassungs-Modi:

• Manuell: Kennzeichen, Marke, Modell, Jahrgang, VIN, Stammnummer, Treibstoff.
• Scan: Fotografiere den Fahrzeugausweis (Vorder- und Rückseite). Die KI extrahiert Marke, Modell, VIN, Stammnummer und Halter-Daten in einem Wisch.

Für die Erst-Migration einer bestehenden Werkstatt empfehlen wir den Scan-Modus. Bei 50 Stammfahrzeugen spart das gegen reinem manuellen Tippen rund 4 Stunden.

Pflichtfeld ist die Stammnummer aus dem Fahrzeugausweis (XXX.XXX.XXX). Sie ist eindeutiger als das Kennzeichen, weil sie beim Halterwechsel mitwandert.

Schritt 3: Kunden zuweisen (2 Minuten pro Kunde)

Pro Fahrzeug ein Halter, pro Halter Name + Adresse + Telefon + E-Mail. Die Telefonnummer ist später der Schlüssel für WhatsApp-Nachrichten — Format +41 79 …, nicht 079. Die E-Mail-Adresse braucht schraub.ch für Rechnungen, Offerten und Erinnerungen per E-Mail.

In der Praxis legst du Kunden nicht im Voraus an, sondern bei der ersten Service-Erfassung. schraub.ch matcht beim Fahrzeugausweis-Scan automatisch auf bestehende Kunden, sobald Name + Adresse übereinstimmen.

Tipp für die Datenhygiene: Ein Kunde, mehrere Fahrzeuge — nicht umgekehrt. Wenn der gleiche Halter zwei Autos in der Werkstatt hat, hängst du beide an denselben Kunden-Datensatz, nicht an Duplikate.

Schritt 4: Ersten Service erfassen (2 Minuten)

Hier wird’s praktisch. Im Fahrzeug-Detail klickst du auf «Neuer Service» und füllst:

1. Datum (Default: heute).
2. Kilometerstand (Pflichtfeld; schraub.ch verhindert, dass du einen rückwärts laufenden Stand eingibst).
3. Positionen (Material, Arbeitsstunden). Jede Position hat Bezeichnung, Menge, Einzelpreis. schraub.ch rechnet den Gesamtbetrag und die optionale MWST automatisch.
4. Beschreibung (freier Text). Was wurde gemacht — kurz und nachvollziehbar.

Save → der Eintrag ist im digitalen Serviceheft des Fahrzeugs. Beim nächsten Verkauf zählt diese Historie. Mehr zur strategischen Bedeutung der lückenlosen Wartung: Digitales Serviceheft: 5 Vorteile für Schweizer Garagen.

Schritt 5: Aus dem Service eine QR-Rechnung machen (60 Sekunden)

Direkt aus dem Service-Eintrag: Knopf «QR-Rechnung erstellen». Die Positionen, der Kunde, dein IBAN und die Beschreibung sind vorausgefüllt. Du prüfst, du druckst das PDF oder versendest direkt per WhatsApp.

Vor dem Druck lohnt sich ein Blick auf die Detail-Anleitung: QR-Rechnung erstellen für Garagen — IBAN-Logik, Referenztypen, 5-Rappen-Rundung. Wer das einmal verstanden hat, baut keine Reklamationen mehr.

Schritt 6: Reifenwechsel-Erinnerungen aktivieren (3 Minuten)

Im Fahrzeug-Detail hinterlegst du das Datum für den saisonalen Reifenwechsel (typisch April / Oktober). Rückt der Termin näher, erinnert dich schraub.ch:

• Per WhatsApp: schraub.ch bereitet die Nachricht an den Kunden vor — du schickst sie mit einem Tippen ab. Automatisch verschickt wird über WhatsApp nichts.
• Per E-Mail: Im Premium-Plan geht die Reifenwechsel-Erinnerung automatisch per E-Mail an den Kunden, sofern eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

Effekt in der Praxis: Werkstätten mit aktiven Reifenwechsel-Erinnerungen berichten weniger No-Shows und gleichmässiger ausgelastete Reifensaisons. Hintergrund zur MFK selbst: Serviceheft & MFK in der Schweiz.

Schritt 7: Migration bestehender Daten (optional, 30–60 Minuten)

Hast du eine Excel-Liste oder Karteikarten? Einen Datei-Import gibt es in schraub.ch nicht — dafür zwei schnelle Wege:

• Fahrzeugausweis-Scan für Kunden und Fahrzeuge: Foto aufnehmen, Kunde und Fahrzeug werden in einem Durchgang angelegt. Das ist bei den meisten Werkstätten schneller als eine Excel-Liste zu bereinigen.
• Manueller Stapel für Service-Historie aus Papier-Heften. Realistisch erfasst du pro Heft 3–5 zentrale Einträge (letzte Inspektion, letzter Reifenwechsel, letzte grössere Reparatur) — die volle Heft-Rückwärts-Digitalisierung ist meistens unwirtschaftlich.

Faustregel: Erfasse Stammkunden nicht alle auf Vorrat, sondern beim nächsten Werkstattbesuch per Scan. So ist der Bestand nach einer Saison vollständig, ohne dass du einen Abend lang abtippst.

Was nach den 7 Schritten passiert

Du bist produktiv. Ab jetzt läuft jeder neue Service über das digitale Serviceheft, und das Papier-Heft kann in den Karton wandern.

Was du in den ersten zwei Wochen prüfen solltest:

• Bekommen die Kunden die Reifenwechsel-Erinnerung wirklich? (Eine eigene Telefonnummer als Test-Kunde anlegen.)
• Stimmt der Kilometerstand-Verlauf auf dem ersten Service-PDF, das du einem Kunden vorlegst?
• Funktioniert der WhatsApp-Versand auf dem Smartphone in der Garage?

Erst nach diesem Praxis-Test schaltest du die Papier-Hefte komplett ab.

Was du vermeiden solltest

Drei klassische Setup-Fehler:

1. Garage-Profil halb ausgefüllt lassen. Wenn IBAN oder Adresse fehlen, sieht die erste QR-Rechnung unfertig aus. Erst Profil, dann Service.
2. Stammnummer übergehen. Beim Halterwechsel verlierst du die Historie, wenn nur das Kennzeichen erfasst ist.
3. Alte Hefte komplett rückwärts erfassen. Ineffizient. Starte mit dem aktuellen Stand, nicht mit 15 Jahren Vergangenheit.

Fazit

Ein digitales Serviceheft einrichten dauert keine halben Tage — sondern eine Pause zwischen zwei MFK-Vorführungen. schraub.ch ist für Werkstätten und Garagen bis 10 Fahrzeuge kostenlos. Wer bereit ist: Konto erstellen →.

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