Rechnung Pflichtangaben Schweiz: Checkliste mit/ohne MWST

Eine Schweizer Rechnung muss Rechnungssteller, Empfänger und Leistung eindeutig identifizieren. Für MWST-pflichtige Betriebe legt Art. 26 Abs. 2 MWSTG die Pflichtangaben fest: Name und Ort beider Seiten, MWST-Nummer, Datum der Leistung (wenn es vom Rechnungsdatum abweicht), Art und Umfang der Leistung, Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Ohne MWST-Pflicht fallen MWST-Nummer, Satz und Steuerbetrag weg. Diese Checkliste geht alle Angaben Punkt für Punkt durch, mit Vergleichstabelle, QR-Rechnung, Kassenzetteln und Aufbewahrung. schraub.ch setzt sie in jeder Rechnung automatisch um.

Welche Angaben braucht jede Rechnung?

Ob mit oder ohne MWST: Eine Rechnung ist ein Beleg. Sie muss zeigen, wer wem was zu welchem Preis verrechnet. Das Gesetz formuliert es so: Die Rechnung muss «den Leistungserbringer […], den Leistungsempfänger […] und die Art der Leistung eindeutig identifizieren» (Art. 26 Abs. 2 MWSTG).

Daraus ergibt sich der Grundstock für jede Rechnung:

1. Rechnungssteller mit Name und Adresse, so wie er im Geschäftsverkehr auftritt.
2. Empfänger mit Name und Adresse.
3. Rechnungsdatum.
4. Leistung: was, wie viel, wann. «Service» reicht nicht, «Ölservice inkl. Filter, 4.5 l 5W-30» schon.
5. Betrag in CHF.
6. Zahlungsangaben: IBAN oder QR-Rechnung, Frist.

Eine fortlaufende Rechnungsnummer schreibt das Gesetz nicht ausdrücklich vor. Sie gehört trotzdem auf jede Rechnung, weil sie Buchhaltung, Mahnungen und Rückfragen eindeutig macht.

Pflichtangaben nach Art. 26 MWSTG

Für MWST-pflichtige Betriebe zählt Art. 26 Abs. 2 MWSTG die Elemente auf, die eine Rechnung «in der Regel» enthält:

Buchstabe	Pflichtangabe	Praxis-Beispiel
lit. a	Name und Ort des Leistungserbringers, Hinweis auf den Eintrag im MWST-Register und die MWST-Nummer	Garage Muster GmbH, Zürich, CHE-123.456.789 MWST
lit. b	Name und Ort des Leistungsempfängers	Transport AG, Winterthur
lit. c	Datum oder Zeitraum der Leistung, wenn abweichend vom Rechnungsdatum	Leistung vom 14.10.2026
lit. d	Art, Gegenstand und Umfang der Leistung	Grosser Service VW Crafter, 2.5 Std. Arbeit, Teile laut Positionen
lit. e	Entgelt für die Leistung	CHF 600.00
lit. f	Anwendbarer Steuersatz und geschuldeter Steuerbetrag	8.1 % MWST: CHF 48.60

Zwei Details, die oft übersehen werden:

• Inklusive-Preise: Schliesst das Entgelt die Steuer ein, genügt die Angabe des Steuersatzes (Art. 26 Abs. 2 lit. f MWSTG). «Total CHF 648.60 inkl. 8.1 % MWST» ist also zulässig.
• Mehrere Sätze: Kommen verschiedene Sätze vor, etwa 8.1 % auf Arbeit und Teile und 2.6 % auf Lebensmittel und alkoholfreie Getränke aus dem Garagenshop, gehört jeder Satz mit seinem Betrag auf die Rechnung.

Die Sätze 2026: 8.1 % Normalsatz, 2.6 % reduzierter Satz, 3.8 % für Beherbergung. Sie gelten auch 2027. Erhöhungen ab frühestens 2028 sind beantragt und hängen von Volksabstimmungen ab.

Rechnung mit und ohne MWST im Vergleich

Wer nicht MWST-pflichtig ist, lässt die MWST-Angaben weg und darf sie auch nicht verwenden. Wer nicht im Register eingetragen ist, «darf in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen» (Art. 27 Abs. 1 MWSTG).

	Mit MWST	Ohne MWST
Rechnungssteller	Name, Ort, MWST-Nummer	Name, Adresse
UID	Als MWST-Nummer (CHE-…-… MWST)	Freiwillig, ohne Zusatz «MWST»
Empfänger	Name und Ort	Name und Adresse
Leistung	Art, Gegenstand, Umfang, allenfalls Datum	Gleich
Betrag	Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag	Ein Betrag
Hinweis	Keiner nötig	«Nicht mehrwertsteuerpflichtig» empfohlen
Steuer auf der Rechnung	Pflicht	Verboten
Fehler kostet	Vorsteuerabzug des Kunden gefährdet	Ausgewiesene Steuer wird geschuldet (Art. 27 Abs. 2 MWSTG)

Wer ohne MWST fakturiert, findet die ganze Regel, mit Muster und Hinweistext, im Ratgeber Rechnung ohne MWST Schweiz. Ob du überhaupt unter die Befreiung fällst, klärt der Beitrag Nicht MWST-pflichtig? Rechnung schreiben unter CHF 100’000.

Kassenzettel bis CHF 400

An der Werkstatt-Theke reicht oft ein Kassenzettel. Für Beträge bis CHF 400 gilt eine Erleichterung: Kassenzettel aus automatisierten Kassen «müssen keine Angaben über den Leistungsempfänger […] enthalten» (Art. 57 MWSTV). Name und Adresse des Kunden dürfen also fehlen.

Alles andere bleibt: dein Name und Ort mit MWST-Nummer, Datum, Leistung, Betrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Über CHF 400 gehören auch Name und Ort des Kunden auf den Beleg.

Was die QR-Rechnung enthält

Seit Oktober 2022 ist die QR-Rechnung der Schweizer Standard. Sie ersetzt keine der Pflichtangaben oben, sondern ergänzt die Rechnung um den Zahlteil mit Swiss QR Code. Darin stehen:

Feld im Zahlteil	Inhalt
Konto / Zahlbar an	IBAN oder QR-IBAN, Name und Adresse des Zahlungsempfängers
Referenz	QR-Referenz (nur mit QR-IBAN) oder Creditor Reference (RF…) oder keine
Zusätzliche Informationen	Zum Beispiel Rechnungsnummer und Kontrollschild
Zahlbar durch	Name und Adresse des Kunden
Währung	CHF oder EUR
Betrag	Rechnungstotal, üblicherweise auf 5 Rappen gerundet

Wichtig: Der Name bei «Zahlbar an» muss zum Konto passen. Lautet die IBAN auf dich persönlich, steht nicht der Garagenname dort. Verwende strukturierte Adressen mit Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort in getrennten Feldern, das ist der aktuelle Standard der Schweizer Banken. Wie QR-IBAN und Referenz zusammenspielen, steht in der Anleitung zur QR-Rechnung.

Was das Obligationenrecht verlangt

Neben dem MWSTG regelt das OR, wie du Rechnungen verbuchst und aufbewahrst:

• Buchführung: Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit mindestens CHF 500’000 Umsatz und alle juristischen Personen (GmbH, AG) führen eine vollständige Buchhaltung (Art. 957 Abs. 1 OR). Einzelunternehmen unter CHF 500’000 müssen «lediglich über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage» Buch führen (Art. 957 Abs. 2 OR). Die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten auch für sie sinngemäss.
• Aufbewahrung: Geschäftsbücher und Buchungsbelege, also auch deine Rechnungen, bewahrst du zehn Jahre auf, gerechnet ab Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR).
• Form: Aufbewahren darfst du «auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise», solange die Belege jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR).

Die häufigsten Fehler

• MWST ohne Registrierung. Eine Steuerzeile auf der Rechnung eines nicht eingetragenen Betriebs kostet die ausgewiesene Steuer.
• «MWST» hinter der UID ohne Eintrag. Die UID allein ist kein Problem, der Zusatz schon.
• Leistung zu ungenau. «Arbeiten gemäss Absprache» identifiziert keine Leistung. Positionen mit Teilen und Stunden schon.
• Steuersatz fehlt bei Inklusive-Preisen. «Inkl. MWST» ohne Satz reicht nicht.
• Falscher Name bei «Zahlbar an». Passt er nicht zur IBAN, kann die Bank die Zahlung zurückweisen.
• Belege nach fünf Jahren entsorgt. Die Frist beträgt zehn Jahre.

Checkliste vor dem Versand

• Name und Adresse von dir und vom Kunden vollständig
• Rechnungsdatum und fortlaufende Nummer
• Leistungsdatum, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht
• Leistung mit Teilen, Mengen und Stunden
• Mit MWST: MWST-Nummer, Satz und Steuerbetrag je Satz
• Ohne MWST: keine Steuerzeile, Hinweis auf die Befreiung
• QR-Zahlteil mit passendem Namen bei «Zahlbar an»
• Kopie abgelegt, zehn Jahre auffindbar

Für Werkstätten mit vielen Positionen gibt es die Rechnungsvorlage Autogewerbe, für gelegentliche Rechnungen ohne Firma den Beitrag Rechnung schreiben als Privatperson.

Fazit

Die Pflichtangaben einer Schweizer Rechnung passen auf einen Zettel: wer, an wen, was, wann, wie viel, und bei MWST-Pflicht zusätzlich MWST-Nummer, Satz und Steuerbetrag. Ohne MWST-Pflicht ist die Rechnung kürzer, und die Steuerzeile ist verboten. Aufbewahrt wird zehn Jahre, elektronisch geht auch.

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Kein Ersatz für Steuer- oder Rechtsberatung. Im Zweifel die ESTV oder eine Treuhand fragen.

Häufige Fragen

Ist eine Rechnungsnummer in der Schweiz Pflicht?

Art. 26 MWSTG nennt sie nicht ausdrücklich. Eine fortlaufende Nummer ist trotzdem Standard, weil sie jede Rechnung eindeutig macht und die Buchhaltung, Mahnungen und die Zuordnung von Zahlungen vereinfacht.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f OR). MWST-pflichtige Betriebe bewahren ihre Belege bis zur absoluten Verjährung auf, also zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode, bei Immobilien 20 Jahre. Elektronisch aufbewahren ist erlaubt, wenn die Belege jederzeit lesbar gemacht werden können.

Muss das Leistungsdatum auf der Rechnung stehen?

Nur wenn es vom Rechnungsdatum abweicht. Dann gehört das Datum oder der Zeitraum der Leistung auf die Rechnung (Art. 26 Abs. 2 lit. c MWSTG).

Braucht ein Kassenzettel Name und Adresse des Kunden?

Nicht bis CHF 400. Kassenzettel aus automatisierten Kassen bis zu diesem Betrag müssen keine Angaben über den Leistungsempfänger enthalten (Art. 57 MWSTV). Alle übrigen Angaben bleiben nötig.

Muss ich überhaupt eine Rechnung ausstellen?

MWST-pflichtige Betriebe müssen auf Verlangen des Kunden eine Rechnung ausstellen, die Art. 26 MWSTG entspricht. Ohne MWST-Pflicht gibt es keine allgemeine Pflicht, in der Praxis braucht aber jeder Geschäftskunde eine Rechnung als Beleg.